【初心者必見】棚卸しとは？目的や方法、注意点をわかりやすく解説
棚卸し業務を効率的に進めるにはコツがあります
商品を仕入れて販売したり、原材料を仕入れて自社で製造販売したりする企業であれば、必ず「棚卸し」をしなければなりません。
1年に1回や半期に1回の頻度で棚卸しをしている企業が多いですが、棚卸しをする目的や正しい方法を理解できていない場合があり、注意が必要です。
そこで今回の記事では、棚卸しの概要や目的、正しい方法や注意点まで、わかりやすく解説します。
棚卸し業務の担当者になったばかりの方や、棚卸し業務の効率化を図りたいと考えている方は、ぜひ最後まで読み進めてください。
棚卸しとは？
「棚卸し」とは、自社が保管する在庫の残数や品質を調査・確認することです。
小売業では、仕入れた「商品」の棚卸しを行いますが、製造業では、自社で製造した完成品である「製品」だけでなく、仕入れた「原材料」や製品へ加工中の「仕掛品」についても調査・確認する必要があります。
棚卸し作業には、在庫の残数を確認するだけでなく、在庫の品質チェックを行い、価値を正しく評価する「資産評価」の意味合いも含まれています。
棚卸しをする「3つの目的」
棚卸しを行うのは、在庫の残数管理だけでなく、資産評価の意味合いがあると解説しましたが、他にも目的があります。ここでは代表的な「3つの目的」について解説します。
目的1：正確な利益計算
健全に企業経営ができているかを確認するためには、売上高や純利益を正しく把握する必要があります。
しかし、商品の売上総利益には「在庫」も含まれています。ここから在庫を差し引いた利益を算出するために、棚卸しによる正しい在庫管理が必要になるのです。
目的2：正確な在庫管理
商品の仕入れ販売や製品の製造販売を行っていると、帳簿と在庫の実態に少しずつ差異が生まれてしまいます。
どんなにルール化したり、システムを導入したりしても、紛失や盗難、ヒューマンエラーが発生すると、在庫の差異は避けられません。正しく在庫管理を行うためには、定期的な棚卸しが必要不可欠なのです。
棚卸差異が発生する原因と対策については、以下の関連記事で詳しく解説しているので、合わせてご覧ください。
目的3：在庫過多や在庫不足のリスク回避
帳簿上の数値と実際の在庫数に大きな差異が生じた場合、企業の業績を大きく左右する可能性があります。
在庫管理を疎かにしていると、売れ残っている商品を追加で仕入れたり、売れ筋商品の在庫が切れたりと、多くの損失につながります。
適切に在庫数のバランスを保つために、定期的な棚卸しが必要です。
棚卸しをする時期や頻度
棚卸しにより算出した正しい在庫情報は、1年間の収支や支出をまとめた決算書の作成に必要です。そのため、棚卸しは少なくとも、企業の会計期間の始まりである「期首」と会計期間の終わりである「期末」に行う必要があります。
しかし、企業によっては、半期に1回や四半期に1回など棚卸しの頻度を増やして、毎回の棚卸し業務の負担軽減やよりタイムリーな在庫管理を行うこともあります。
棚卸しの方法とは？リスト方式とタグ方式の違い
棚卸しを効率よく実施する方法はいくつかあるとされていますが、今回の記事ではより効率性が高いとされる「リスト方式」と「タグ方式」についてわかりやすく解説します。
方法1：リスト方式
リスト方式とは、事前に在庫の品名と残数が書かれた在庫管理リストを準備して、実際の在庫数と帳簿の数値に差異がないかを確認する方法です。
リストに載っている品目と数量を見ながら、実際の在庫をチェックするので、作業を効率的に進められるというメリットがあります。
しかし、リストに載せ忘れている品目がある場合は、棚卸しに不備が出やすいというデメリットがあります。
リスト方式で棚卸しを行う場合は、リスト作成にミスがないように確認したり、リストが必ずしも正解ではないという意識を忘れないようにしたりする工夫が必要です。
方法2：タグ方式
タグ方式とは、実際に在庫を1つずつ確認しながら棚卸しを行う際に、品目と残数を記載したタグを現物に貼り付けながら、在庫を把握する方法です。
全ての在庫にタグを貼り終えたら、タグを回収し、在庫データと照らし合わせます。先に現物を目で見ながら種類と数を確認した情報をタグに書き込むので、より実態に近い在庫数の把握がしやすいというメリットがあります。
しかし、目視での確認やタグの記入に手間がかかってしまうのは、避けられないデメリットです。
棚卸しの具体的な手順「3ステップ」
ここからは棚卸しを行う際の具体的な手順を「3ステップ」で解説します。1つでも手順が抜けてしまうと、正しく棚卸しができないので、注意して読み進めてください。
ステップ1：実地棚卸
まずは先ほどの項目で解説した「リスト方式」や「タグ方式」で、実際の在庫を確認します。
この際に、数え間違いや数え忘れなどのヒューマンエラーが発生してしまうと、正しく在庫管理ができません。二重チェックを行ったり、2人1組でチェックを行ったりと、ミスが起きにくい体制で実施することが重要です。
ステップ2：帳簿棚卸
実地棚卸で確認した在庫情報を帳簿と照らし合わせます。
棚卸しでは実際の在庫数を数えるだけでなく、帳簿のデータと一致させる必要があるので、差異がある場合は、実際の在庫数に合わせて帳簿を修正することが一般的です。
ステップ3：棚卸し在庫の評価
実際の在庫数と帳簿データに差異があり、情報を修正するためには「棚卸し在庫の評価」をして、期末時点の正しい資産価値を決める必要があります。
棚卸し在庫の評価方法は主に「原価法」と「低価法」の2パターンがあります。
「原価法」は、棚卸資産を仕入れた際に支払った金額を元に評価する方法です。一方「低価法」は、期末時点での評価と原価法による評価のいずれか低いほうの金額を元に評価する方法です。
棚卸しを行う際には、この3ステップで作業を進めましょう。
棚卸しをする際の「3つの注意点」
棚卸し作業にはどうしても時間がかかってしまうので、時間を短縮するためにミスを減らしたいと考えている方も多いのではないでしょうか？
ここからは棚卸しをする際の「3つの注意点」を解説します。
注意点1：ヒューマンエラーを防止する
棚卸しを実施する際に、最も注意すべき点は「ヒューマンエラー」です。
どんなに十分な時間と人員を確保しても、どんなに便利なシステムを導入しても、数え間違いや数え忘れなどのヒューマンエラーが発生してしまうと、正確な棚卸し結果が得られません。
ヒューマンエラーの発生をゼロにするのは困難ですが、よくある失敗事例を事前に共有することで、ヒューマンエラーは減らせます。
また、可能であれば2人1組体制を取ったり、デジタルツールを導入したりして、ヒューマンエラーが起きにくい環境を整えることも効果的です。
注意点2：在庫数だけでなく品質も確認する
棚卸しを効率的に行い、早く終わらせようとすると、機械的に数えることだけに集中してしまい、在庫の品質チェックを忘れがちになります。
在庫として数える商品や製品は「すぐに販売できる状態の物」を指すので、腐敗していたり壊れている物は在庫には含まれません。
余裕を持って時間と人員を確保し、在庫数だけでなく品質の確認もできる体制を取りましょう。
注意点3：棚卸し表は最低でも7年間保管する
棚卸し結果は「棚卸し表」に記載して、7年間保管することが国税庁により定められています。
また、平成30年4月1日以降に欠損金が生じたことのある企業は、その年度の棚卸し表を10年間保管する必要があります。
保管期間が長いため、担当者が変わったり退職したりする際には、必ず保管場所を引き継ぎましょう。
棚卸しを効率化させる鍵は「電子棚札」
今回解説したように「棚卸し」は、手間と時間がかかる作業である上に、ヒューマンエラーが起きやすく、効率よく行うには工夫が必要です。
そこで、棚卸し業務を効率化するツールとして注目されているのが「電子棚札」です。
電子棚札とは？
電子棚札とは、紙の値札を電子化したツールです。
普及し始めた当初は、小売店向けの値札の電子化ツールとして使われていましたが、現在は「デジタル式の小さな表示器」という特徴を生かして、製造業や物流倉庫での在庫管理ツールとしても使われています。
今回は、電子棚札を活用した「棚卸しの効率化」の事例をご紹介します。
電子棚札を活用した「棚卸の効率化」事例
電子棚札を活用して棚卸し業務を効率化するためには、まず商品や製品を管理する基幹システムと各棚に設置した電子棚札を連携させます。
その後、棚卸しをする際に、基幹システムの在庫情報を電子棚札に一斉に表示させます。
棚卸しをする作業担当者は、目の前にある在庫数と電子棚札に表示された情報を照らし合わせるだけで、棚卸しができる仕組みです。
棚卸し作業をよりシンプルにすることで、ヒューマンエラーも減り、より効率的に作業を進められるようになります。
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棚卸しの効率化には「電子棚札」が効果的
一般的には「棚卸し＝面倒な業務」というイメージを持たれることが多いですが、実際には企業経営に関わる重要な業務です。
しかし、棚卸し業務が大変な作業であることには変わりないので、デジタルツールを使いつつ、効率化することで、ヒューマンエラーをできる限り減らし、正確な棚卸し結果を得る工夫をする必要があります。
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