貸し会議室のDXを推進する電子ペーパーとは？活用事例7選を徹底解説
貸し会議室のDXには電子ペーパーが効果的！
貸し会議室は会社に会議専用のスペースがない場合や、お客様への大事なプレゼンテーションを行う場合に使用されています。
活用されるシーンも増え、ニーズが増えている貸し会議室の市場規模は年々増えています。
そのため、競争はこれまで以上に増し、利便性の向上が必要になります。利便性の向上をはかるために活用が進んでいるのが、「電子ペーパー」です。
そこで今回は電子ペーパーのことや貸し会議室でのDXを促進する電子ペーパーの活用事例について解説します。
貸し会議室の現状
近年は、施設の利便性が高く、立地の条件の良い「高価格帯の貸し会議室」が急速に増えています。また、一人当たりの利用単価が上昇していることも近年の貸し会議室に見られるようになった特徴の1つです。
その中でもリピート需要も堅調で、新規利用企業も多く、市場規模は10％以上の成長をしてきました。
貸し会議室のDXを推進する「電子ペーパー（電子棚札）」とは？
ニーズが高まっている貸し会議室では、DXによる競争力の強化が急務となっています。貸し会議室のDXを推進するデジタルツールは数多くありますが、その中でも特に注目されているのが「電子ペーパー」です。
電子ペーパーとは「電子棚札」や「ESL」とも呼ばれているデジタル式の小さな表示器です。電子ペーパーを貸し会議室に設置することで、遠隔操作かつ一斉に表示内容を変更でき、効率的に情報伝達が可能になります。
さらに、この電子ペーパーはボタン電池で稼働するため、設置場所を自由に選べるのも大きなメリットの1つです。表示内容を1日に2〜3回程度変更する使用頻度であれば、5年近くも電池を交換する必要がありません。
この他にも電子ペーパーには様々な活用方法があるため、次の項目でさらに詳しく解説します。
貸し会議室での電子ペーパー（電子棚札）の活用方法7選
今回、「電子ペーパー」のことを初めて知った方の中には、まだ電子ペーパーの導入効果をイメージしにくいという方も多くいらっしゃるかもしれません。
そこで、ここからは電子ペーパーの活用方法を7つご紹介します。自社の貸し会議室に導入されることもイメージしながら読み進めてください。
活用方法1：会議室の入り口に設置して予約状況を表示
電子ペーパーの貸し会議室での活用方法の1つ目は「入口での予約状況表示」です。
電子ペーパーを使用して貸し会議室の予約状況をリアルタイムで表示し、空き状況を確認できるようにする方法です。この際、電子ペーパーシステムと予約システムを連動させることで、表示変更の手間やヒューマンエラーによる表示ミスもなくなります。
活用方法2：会議室の設備情報の表示
電子ペーパーの貸し会議室での活用方法の2つ目は「会議室の設備情報の表示」です。
貸し会議室内の設備や備品のリストを表示し、利用可能な機器や備品を見える化できます。
複数の貸し会議室があり備品等を共有している場合は、利用状況の確認に使用することも可能です。
活用方法3：Wi-Fiパスワードを定期的に変更
電子ペーパーの貸し会議室での活用方法の2つ目は「Wi-Fiパスワードを定期的変更」です。
貸し会議室は場所によってはリアルタイムな利用者以外（過去の利用者等）のWi-Fiへのアクセスが可能な場合があります。この場合、Wi-Fiに接続する端末が多くなり、通信が遅くなってしまう可能性があります。
このような不正利用を防ぐためには、Wi-Fiパスワードを定期的に変更し、リアルタイムで電子ペーパーに表示する対策が有効です。
活用方法4：貸し会議室全体の案内図を表示
電子ペーパーの貸し会議室での活用方法の4つ目は「貸し会議室全体の案内図表示」です。
大きなホテルや施設内に複数の貸し会議室がある場合は、電子ペーパーに貸し会議室全体の案内図を表示することで、利用者が使用する貸し会議室を見つけやすくなります。
活用方法5：次の予約状況を表示して時間厳守を促す
電子ペーパーの貸し会議室での活用方法の5つ目は「次の予約状況を表示し、時間厳守を促す」です。
会議に熱が入り時間がどんどんと伸びてしまった経験がある方も多いでしょう。しかし、貸し会議室には、次の予約が入っている場合があります。
そういった際に、次の予約状況を電子ペーパーで表示することにより、時間内の退室を促すことが可能です。
電話等でのアナウンスの時間削減ができ、会議を遮ることもありません。利用者、運営者双方にメリットがあります。
活用方法6：ドリンクやフードメニューを表示
電子ペーパーの貸し会議室での活用方法の6つ目は「ドリンクやフードメニューの表示」です。
長時間の会議の場合、利用者はドリンクや軽食が欲しくなることも多いでしょう。そこで、電子ペーパーにドリンクやフードのメニューを表示しておくことで、自然に注文を促せます。
活用方法7：キャンペーン情報を表示してリピート獲得につなげる
電子ペーパーの貸し会議室での活用方法の6つ目は「キャンペーン情報の表示」です。
会議の終了時刻を案内する際に、電子ペーパーに割引キャンペーンやフード・ドリンクの次回サービス情報を表示することで、リピート獲得につながります。
会議を定期的に実施している企業は多いので、会議の終了時に訴求することが効果的です。
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