在庫管理の方法とは？効率化するための「3つのコツ」を徹底解説
家電量販店やドラッグストアといった小売業から、製造業や物流業の倉庫まで、多くの業界で業務効率化に取り組まれているのが「在庫管理」に関する業務です。
取り扱う商品の数が多く、全てを把握するのが大変だという方もいらっしゃるのではないでしょうか？
そこで今回は、在庫を管理する「2つの方式」や、在庫管理の方法を効率化するための「3つのコツ」について解説します。
在庫管理とは？
「在庫管理」とは、商品を必要な時に、必要な数量を、必要な場所へ供給するために、商品や資材の在庫数を一定水準に保つための作業を指します。
在庫管理の主な業務として、入出庫管理や返品管理、棚卸しなどがありますが、日々行われる在庫管理業務を通じて、在庫のかずや状態を正確に把握・管理する必要があります。
この在庫管理を効率化することで、コスト削減や売上向上に直結するため、多くの業界で重要視されている業務です。
在庫を管理する「2つの方式」
在庫の数量を適切に保つために、発注する量や頻度をコントロールする必要があり、商品や資材の発注方法には大きく分けて、2つの方式があります。
ここでは特に多くの企業で採用されている、「定量発注方式（発注点方式）」と「定期発注方式」について解説します。
種類1：定量発注方式（発注点方式）
食品や日用品など私たちの生活に直結する商品の在庫管理に向いているのが「定量発注方式」です。
あらかじめ決めた基準値を在庫数が下回ると発注する方式で、前もって発注点を決めているため、手間がかからないのが最大のメリットです。発注する基準値を「発注点」というため「発注点方式」とも言います。
管理している在庫が発注点を下回らないと、前の発注から期間が経っていても発注しないので、在庫管理に問題が起きていて、あるはずの商品がないという場合でも、在庫が切れるまで気づけない、というデメリットもあります。
種類2：定期発注方式
高価でも一定の需要を予測しやすい部品や資材の在庫管理に向いているのが「定期発注方式」です。
必要量を毎回計算して週や月ごとに一定間隔で発注します。
受注状況やプロジェクトごとに必要量を計算して発注するため、発注数量は毎回変動します。
最低在庫数を下回らないように予め発注する周期を決めるため、最大在庫まで発注するのが特徴です。
一定期間で必要数を予測しながら定期的に発注するので、手間がかかるというデメリットはありますが、より正確な発注と在庫管理がしやすいという大きなメリットがあります。
在庫管理を成功させる「3ステップ」
在庫管理をミスなく正確に行うためには、正しい手順で進める必要があります。
ここからは、代表的な在庫管理の進め方を「3ステップ」で説明するので、これから在庫管理の担当者になるという方は、ぜひ参考にしてみてください。
ステップ1：分析して現状を把握する
在庫管理を行う上で最初に行うべきなのが「現場の把握」です。
現在の商品の売れ行きや資材の在庫数をデータ化し分析し、その結果をもとに、今後の必要発注量を予測します。
最初に正しく現状を把握できていないと、その後の発注数も大きく狂ってしまうので、ステップ1はかなり重要なポイントです。
ステップ2：在庫の適正数を決める
分析結果から現状を把握すると「適正な在庫量」を予測できるようになります。
ステップ1の分析結果に加えて、出庫数や発注間隔、売上高や在庫回転率などを元に、市場の動きやトレンドの流れも意識しながら適正数を決めていきましょう。
ステップ3：在庫の動きの見える化を実施する
商品や資材の在庫の出庫・入庫状況をデータ化し、グラフや表になどに落とし込み「見える化」ます。
どの商品がどのくらいの量でそこにあるのか、在庫管理業務を初めて任される従業員が見ても分かるように可視化しましょう。
在庫管理方法を効率化する「3つのコツ」
ここまで在庫管理方法の基礎を解説しました。
企業の業績を大きく左右する「在庫管理の重要性」を感じていただけたのではないでしょうか？
続いては、在庫管理方法を効率化するための「3つのコツ」について解説します。
コツ1：整理・整頓をする
在庫管理を効率化できている企業は、倉庫内が「整理・整頓」されています。どこに何があるかを正確に把握できている場合は、在庫の数も正確に把握しやすくなります。
反対に、雑然と整理されていない倉庫内では、同じ商品でも発注した時期が違う商品が混在してしまうこともあるでしょう。商品によっては、ロット番号が混同してしまい管理が難しくなってしまいます。
在庫管理を効率化したい、在庫管理を正確に行いたいと考えている場合は、まずは在庫置き場の「整理・整頓」から着手しましょう。
コツ2：棚管理を徹底する
在庫管理を効率化するためには、商品を保管する「棚の管理」を徹底することが効果的です。
ピッキングしたい商品や在庫が、どの棚の何段目にあるかを的確に見つけられれば、棚を探し回る必要がなくなり、ピッキング作業を大幅に効率化できます。
また、LEDライト搭載の電子棚札を各商品棚に設置することで、デバイスで読み取るとピッキング対象の商品の棚に設置した電子棚札のLEDを光らせられるので、どの商品をピッキングすれば良いかを瞬時に判断できるようになります。
コツ3：3つのリードタイムを考える
在庫管理のそれぞれの場面で必要とされる時間のことを「リードタイム」と言います。
「発注リードタイム」「納品リードタイム」に加え、製品を製造する業種では「製造リードタイム」があります。
これらのリードタイムを正しく活用しスケジュールを組むことが、在庫管理の効率化には必要です。
在庫管理をデジタル化する「3つのメリット」
取り扱う商品数が多いと複雑になりやすい在庫管理ですが、在庫管理システムやデジタルツールを活用することで大幅に効率化が進みます。
ここでは、在庫管理をデジタル化することによって得られる「3つのメリット」について解説します。
メリット1：ヒューマンエラーを減らせる
欠品や過剰在庫を引き起こす最大の原因が「ヒューマンエラー」です。
在庫を仕入れた時や出荷した時に、決められた伝票を記載していない、エクセルに入力していないなど、日々の小さなヒューマンエラーの積み重ねで、欠品や過剰在庫が膨大になってしまいます。
商品を入出荷したら自動的にシステムに反映される、商品棚に設置した電子棚札に在庫数が表示されるので、目の前の在庫とシステムで管理している在庫数が違ったらすぐに気づける、など、在庫管理をデジタル化することにより、ヒューマンミスを大幅に削減できます。
メリット2：時間の効率化
在庫管理をアナログな方法で行うこともできますが、1つずつ数えるのにも時間がかかりますし、帳簿の数と実際の在庫数が合わない場合は、再度数え直さなければなりません。
一方で、在庫管理業務をデジタル化することにより、クラウドで管理されたデータから瞬時に在庫の状況を把握できます。
従業員がこれまで手作業で行っていた在庫管理の時間を他の業務に当てられるので、業務改善や働き方改革につながります。
メリット3：リアルタイムで在庫を把握できる
在庫管理業務をデジタル化することにより、倉庫内の在庫状況をリアルタイムで把握できます。
リアルタイムで在庫の状況を把握できることで、商品の売れ行きがよければ、すぐに追加発注ができますし、反対に売れていない商品は発注を見送ることも可能です。
現状を素早く把握できるので「売れるタイミング」を逃しません。
在庫管理をデジタル化する「デメリット」
在庫管理をデジタル化するデメリットとして「導入コスト」が挙げられます。
デジタル化するために導入するシステムは高価なことが多く、初期費用がかかってしまいます。
デジタルに詳しい従業員がいない場は、、導入したシステムを使いこなすまでに時間がかかってしまうのも課題です。
在庫管理を効率化する「電子棚札（ESL）」とは
電子棚札とは「電子的な小さな表示器」で、スーパーや家電量販店などの小売店にある値札を、従来の紙から電子化したデジタルツールです。
この小さな表示器という特徴を生かして、商品の在庫管理を行う基幹システムと電子棚札のシステムをAPI連携させることで、システムで管理している在庫数を、各商品棚に設置した棚札に表示させられます。
情報の変更もPC操作で瞬時に行えるので、人材不足に悩まされている業界では、作業効率を上げる選択肢の一つとして「電子棚札」が活用されています。
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